En este video te explicaré qué es Ninox Database y cómo dar tus primeros pasos con esta fantástica herramienta de gestión de bases de datos con la que puedes automatizar procesos en tu empresa.
Desde un CRM personalizado, un gestor de proyectos, control de tiempos o facturación, con Ninox Database podrás controlar casi cualquier proceso empresarial a tu medida.
Veremos las partes de la pantalla, las opciones principales y cómo empezar a usar Ninox para que te hagas una idea de todo lo que puede hacer por tu empresa.
¿Qué es Ninox?
Ninox Database es una plataforma web (para ordenador, tablet o móvil) que te permite gestionar bases de datos y relacionarlas entre sí.
Por ejemplo, tener un listado de clientes y un listado de contactos vinculados o relacionados a cada cliente… o un listado de facturas y por cada factura, un cliente del listado anterior, entre otros muchos ejemplos.
Luego puedes crear documentos PDF que contengan información de ambos listados, enviar correos, cambiar estados personalizados y mucho más.
Con la idea anterior, podrás evitar todos los Excel de tu empresa sin cometer errores de carga porque puedes validar campos, es decir, que no puedas cargar X dato hasta no tener completada cierta tarea, o repitas a un cliente, o te quede un campo en blanco.
¿Cómo empezar?
En la web de Ninox podemos iniciar sesión, si ya estamos registrados, o crear una cuenta nueva, que es totalmente gratis por 30 días. Después tiene un valor por usuario de 8 EUR mensuales, pero si haces la compra anual, puedes obtener un 10% de descuento usando este código: DA069628D0
Ya dentro de la plataforma vemos los TEAM o EQUIPOS DE TRABAJO, que son espacios dedicados a ciertos usuarios de nuestra empresa para que accedan a más de una aplicación que hayamos creado en este equipo.
La pantalla de Ninox.
Al entrar en una aplicación que ya tiene algo creado, nos encontramos con la pantalla de trabajo, que se divide en 5 partes:
La sección de TABLAS a manera de BOTONERA VERTICAL, que es donde estarán las diferentes secciones de nuestra aplicación. Como ves, tengo una tabla creada, llamada CLIENTES, que cuando entro allí, me encuentro con el resto de vistas de trabajo.
La LISTA DE REGISTROS, que es la parte más grande de la pantalla, en el centro, y nos lista todos los registros que tengamos para cada una de las tablas creadas. Las columnas son campos de esta o de otras tablas relacionadas, pero ya hablaremos de eso en otros videos.
Cuando hacemos click en cualquier registro, se nos abre la vista FORMULARIO que es la forma ideal para cargar información. Este formulario nos muestra todos los campos de nuestra tabla “Clientes”. Ya en el formulario podemos jugar con todo tipo de campos. Yo he creado unos campos muy sencillos para que veas lo que se puede hacer. Tenemos campos de texto, fechas, teléfonos, sitios web, correos electrónicos, números, selecciones y muchísimos más. También podemos crear BOTONES que hagan todo tipo de acciones. En este ejemplo, el botón azul me permite crear varios contactos por cada cliente. Si hago click en el botón vemos cómo se abre el formulario del Contacto en otra pantalla dedicada. Estos campos hacen parte de la tabla CONTACTOS que vemos a la izquierda. Mira cómo ahora tienes campos de selección, como el género, por ejemplo, con distintivo gráfico y de colores. Campos de fecha, para que en función de la fecha, haga un cálculo específico, como vemos en el ejemplo, con la fecha de nacimiento calcula automáticamente la edad. De las grandes fortalezas de Ninox es su impresionante capacidad de cálculos. Se pueden hacer cálculos con números, fechas, textos, combinación de todo, correos, documentos, registros de otras tablas, llamados a páginas web, e incluso, cálculos con otras aplicaciones. Campos dedicados a números de teléfono, correos e imágenes, donde en este ejemplo podemos insertar la tarjeta de presentación del Contacto y ya romper el papel. Esto es muy útil en visitas comerciales, ferias y eventos. Al terminar de crear este Contacto, puedo regresar con la X o ESCAPE en el teclado y sigo trabajando con mi EMPRESA. Cierro de nuevo con la primera X y regreso al listado de registros.
La siguiente sección es la BARRA DE NAVEGACIÓN, que nos permite filtrar registros por cualquier criterio, importar o exportar desde y hacia Excel fácilmente, trabajar con vistas diferentes, buscar registros por palabra clave, más a la derecha podemos imprimir algún registro, eliminarlo, duplicarlo, crear un nuevo registro, ir al primer, anterior, siguiente o último registro… muy útil cuando tienes muchos registros, ver información de tu cuenta o activar el MODO EDITOR, para hacer cambios en toda la aplicación.
Por último tenemos la sección de VISTAS que nos permite ver la misma información de cada tabla, pero desde un ángulo diferente. Ejemplo: Quiero ver los mismos Clientes pero agrupados por Ciudad. Hago clic en la vista POR CIUDADES, que es un término inventado, y veo cómo están agrupados. Igualmente la vista POR ESTADO me muestra los Clientes que pertenecen a cada ESTADO. También puedo aplicar filtros a las vistas y ver por ejemplo todos los Clientes cuya calificación sea mayor que 3. Podemos crear infinitas vistas con todo tipo de reglas, pero lo veremos con detalle en otros videos.
Con este tutorial básico sobre cómo funciona Ninox puedes imaginarte la cantidad de información que puedes organizar para cualquier área de tu empresa.
Lo que queremos es que cambies tu forma de trabajar, hagas el paso a la Transformación Digital y controles tu empresa desde cualquier parte.
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